Nota del editor: Este artículo pertenece a la serie de tres partes de Scotiabank sobre la gestión de la liquidez, la cual explora estrategias para ayudar a las organizaciones a fortalecer su liquidez, optimizar el capital de trabajo y mejorar la asignación de capital. Puede ver el resto de la serie aquí:
- Más allá del colchón: convertir la liquidez en una ventaja estratégica
- Cuando la estrategia de pagos se convierte en estrategia de capital
Las estrategias de liquidez de las empresas han avanzado, pero la ejecución no ha seguido el mismo ritmo. Lo que limita a muchos equipos de tesorería no es el diseño de las políticas, sino más bien si los pagos se efectúan tal como esta previsto a través de sistemas, equipos y mercados.
A medida que el ciclo de pagos se acorta y aumentan las operaciones transfronterizas, las pequeñas diferencias empiezan a tener cada vez más peso. En consecuencia, es necesario intervenir para pagos que deberían fluir sin contratiempos y cada vez resulta más difícil prever los plazos. Lo que parece ser un problema operacional menor comienza a afectar la confianza con la que la tesorería puede administrar la liquidez.
La tesorería quizá pueda saber cuándo se inicia un pago, pero no siempre sabrá con certeza cuándo se liquidará. Esto genera incertidumbre en la posición de efectivo, y no resulta difícil imaginar cómo responderán las empresas. Es probable que aumenten los colchones de liquidez en busca de mayor protección contra la variabilidad en los plazos de pago y liquidación. Esta dinámica puede afectar sobre todo a los equipos de tesorería con recursos limitados, que operan en varios sistemas y dependen de la coordinación con diversas funciones internas. Cuando la ejecución falla, hay poca capacidad para absorber la interrupción, y los problemas pequeños pueden multiplicarse rápidamente. En sus informes públicos, las grandes empresas de distintos sectores suelen hacer hincapié en la importancia de mantener reservas de liquidez para contar con flexibilidad operacional y manejar esta incertidumbre.
Los obstáculos que frenan el capital de trabajo: brechas de visibilidad, fallas de validación e integridad de las proyecciones
El problema suele originarse en la configuración de los datos. Cuando la información de los pagos está incompleta o presenta incongruencias, estas fallas se propagan a las etapas siguientes y generan excepciones, lo que hace que los pagos dejen de procesarse de forma directa y pasen a ciclos de corrección que dependen de la coordinación entre las áreas de tesorería y operaciones, así como con los socios bancarios.
La mayoría de los retrasos ocurre cuando la información pasa de un punto a otro, no en la etapa de aprobación. A menudo no está claro quién es el responsable y la información no coincide entre los sistemas. Resolver incluso problemas sencillos puede requerir que varios equipos concilien información básica en muy poco tiempo. En entornos de alto volumen, incluso un número relativamente pequeño de excepciones puede provocar variabilidad en los plazos de liquidación.
Con el tiempo, esa variabilidad se va acumulando. Los movimientos de efectivo previstos ya no coinciden necesariamente con los resultados reales, lo que afecta la precisión de las proyecciones. El problema no es solo ver los movimientos de efectivo planificados, sino poder confiar en que ocurrirán según lo previsto. Para muchos equipos de tesorería, la certeza de la ejecución pasa a ser un elemento clave de la gestión eficaz de la liquidez. Y para aquellos equipos pequeños o con recursos limitados, la capacidad operativa se convierte en una limitación. Resolver excepciones lleva tiempo, los plazos se incumplen con mayor facilidad y los ciclos de escalamiento se prolongan entre distintas áreas. Lo que comienza como una falla en los datos se convierte en un problema de coordinación y, luego, en una preocupación por la liquidez. La respuesta suele ser defensiva: se mantiene liquidez adicional para compensar la incertidumbre y, con el tiempo, este enfoque queda incorporado en la forma en que se administra el capital de trabajo.
Reforzar las bases: datos depurados, ejecución uniforme y alineación interfuncional
Para corregir estos problemas, hay que irse hacia las primeras etapas. Arreglar las excepciones al final del proceso puede resolver problemas puntuales, pero no reduce el volumen de incidencias que se registran en el sistema.
La calidad de los datos debe ser el primer punto de control. Si se estandarizan las instrucciones de pago y se validan al momento de su ingreso, se requieren menos correcciones en las etapas posteriores. A medida que disminuye el volumen de excepciones, se depende menos de la coordinación entre equipos y más pagos se procesan según lo previsto. Las recomendaciones del sector apuntan en la misma dirección: la resiliencia de la tesorería aumenta cuando los datos de pago están estandarizados, las interfaces se comprenden bien, la responsabilidad es clara y las estructuras de tesorería proporcionan el mismo tipo de visibilidad y control en todos los mercados1.
La responsabilidad es el siguiente obstáculo. Si no está claro quiénes son los responsables, las excepciones terminan escalándose automáticamente y cada problema se convierte en un ejercicio de coordinación. En cambio, cuando esto se especifica desde el inicio, la resolución de incidentes se vuelve más directa y predecible.
En su conjunto, estos cambios mejoran la confiabilidad y la regularidad. Los pagos avanzan por flujos de trabajo definidos con menos interrupciones, los tiempos de procesamiento se vuelven más estables y la visibilidad de la liquidación mejora. Así, la tesorería puede gestionar su posición de efectivo con mayor confianza, porque la ejecución ya no introduce tanta variabilidad.
La automatización puede facilitar todo esto, pero no es el punto de partida. Si los estándares de datos y la atribución de responsabilidades no son coherentes, la automatización multiplicará los problemas en vez de eliminarlos. Estos ajustes exigen tomar decisiones a veces difíciles. La estandarización de los datos suele implicar cambios en los sistemas de origen y alineación entre equipos con prioridades contrapuestas; por su parte, la clarificación de responsabilidades puede dejar al descubierto lagunas que se venían manejando de manera informal. Si estos aspectos no se abordan directamente, la variabilidad persistirá.
Implicaciones estratégicas: la disciplina operacional como ventaja competitiva para la tesorería
Cuando la ejecución se vuelve más confiable, el impacto va más allá de las operaciones. La liquidez se administra con más precisión porque los movimientos de efectivo son más predecibles, lo cual permite reducir los colchones y asignar el capital de manera más productiva. En sus informes públicos, las empresas de distintos sectores suelen presentar la disciplina en la gestión de la liquidez como un pilar de las necesidades operacionales, los requerimientos de capital de trabajo, la flexibilidad financiera y la asignación de capital2.
A su vez, la exposición al riesgo se reduce. Si hay menos excepciones, menores serán también las probabilidades de incumplimiento de plazos, discrepancias en la conciliación y necesidades de financiamiento inesperadas. El modelo operacional se vuelve más estable debido a que menos resultados dependen de la intervención manual.
Los beneficios son concretos. Dedicar menos tiempo a la gestión de excepciones genera capacidad para la planificación y la toma de decisiones, con lo que el área de tesorería pasa de reaccionar ante problemas de ejecución a administrar la liquidez de manera pertinente. La alternativa tiene un costo: el exceso de liquidez reduce el rendimiento del efectivo, mientras que los continuos problemas de ejecución consumen recursos limitados y hacen que a la empresa le resulte más difícil responder si cambian las condiciones.
La ejecución determina el capital de trabajo
A medida que se aceleran los ciclos de pago y aumenta la complejidad de las operaciones transfronterizas, el uso eficiente del capital de trabajo depende de la regularidad y confiabilidad con las que se ejecuten los pagos.
Las empresas que mejoren la calidad de los datos, reduzcan las fricciones en la coordinación y cuenten con una visibilidad más confiable de la liquidación podrán administrar su liquidez con más precisión. Las que no lo hagan seguirán dependiendo de grandes reservas de liquidez y operarán con proyecciones más conservadoras.
Sigamos conversando.
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1Requisitos de datos armonizados de la norma ISO 20022 para mejorar los pagos transfronterizos
2Comisión de Bolsa y Valores de Estados Unidos
Nota sobre las fuentes: Los ejemplos se basan en informes públicos y reportes anuales de grandes empresas tecnológicas, minoristas, de consumo e industriales que cotizan en bolsa, así como en las declaraciones 10-K presentadas ante la SEC y los análisis expuestos en informes anuales sobre liquidez, equivalentes de efectivo, inversiones a corto plazo y flujos de efectivo operacionales.
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